Rekrutteringsprosess - slik fungerer det

Å ansette er ikke alltid enkelt, men det kan gjøres lettere med en god rekrutteringsprosess. En strukturert og god rekrutteringsprosess legger grunnlaget for en vellykket rekruttering og gode opplevelser fra kandidaten.

Hva er en rekrutteringsprosess?

En rekrutteringsprosess handler om å tiltrekke og ansette egnet personale til en stilling i et selskap. Prosessen kan variere bredt og inneholde flere typer valg og arbeidsmetoder. Noe som er felles for de fleste rekrutteringsprosesser er at de vanligvis består av flere trinn og valg, for å sikre at man finner den ultimate kandidaten for stillingen.

Hvor lang tid tar en rekrutteringsprosess?

Hvor lang tid en rekrutteringsprosess tar kan variere på grunn av ulike faktorer, som for eksempel hvilken stilling man ansetter for. Som regel tar ansettelser av kandidater med spesialist- og lederroller lengre tid, rett og slett på grunn av at antallet kandidater er færre. En rekrutteringsprosess kan med andre ord ta alt fra noen dager, til flere måneder.

Rekrutteringsprosessen - trinn for trinn

Kravspesifikasjon

En kravspesifikasjon kan beskrives som selve utgangspunktet for rekrutteringsprosess, og handler om å tydeliggjøre hva eller hvem man leter etter ved en ansettelse. kravspesifikasjonen sikrer at ansettelsen skjer på relevante grunnlag, men samler også krav, behov og ønsker som er vesentlige for stillingen man skal besette.

En kravspesifikasjon kan deles inn i ulike typer krav som finnes for en kandidat ved en ansettelse.

De vanligste kravene i en kravspesifikasjon er:

• Krav til utdanning 
• Erfaringskrav 
• Kunnskapskrav 
• Krav på ferdigheter og egenskaper 
• Ønskede ferdigheter og egenskaper 
• Andre relevante krav 

Annonsering

Når man har en tydelig kravspesifikasjon for stillingen som skal besettes, er det tid for lage en jobbannonse. Selve kravspesifikasjonen fungerer som grunnlag for stillingen og ligger til grunn for utformingen av annonsen. I annonsen bør det fremgå hvilke krav som finnes for stillingen, hva arbeidet innebærer og hvordan arbeidsplassen ser ut. En godt formulert jobbannonse tiltrekker seg de riktige og egnede kandidatene Her kan du lese mer om hvordan du skriver en god jobbannonse

Filtrere

Når annonsen er publisert og søknadene har begynt å tikke inn, er det tid for å begynne å filtrere. Rekrutterer går da gjennom søknadene og leter etter egnede kandidater som matcher kravspesifikasjonen, og som man er interessert i å vite mer om.

Telefonintervju

Hvis en kandidat går videre i rekrutteringen, er neste trinn i rekrutteringsprosessen vanligvis et telefonintervju. Å gjennomføre et telefonintervju er et bra måte å starte første kontakt med kandidatene man er interessert i før man gjennomfører et dybdeintervju. Telefonintervjuer er vanligvis ganske korte og består ofte av at kandidaten får fortelle mer om seg selv, men inneholder også mer praktiske og supplerende spørsmål.

Dybdeintervju

Etter telefonintervjuet venter vanligvis et mer inngående intervju, et såkalt dybdeintervju. Dybdeintervjuer ofte et lengre intervju som i mange tilfeller utføres av et fysisk møte. I mange tilfeller ber man kandidaten om å ha med referanser til møtet.

Tester

Når man gjennomfører en rekruttering, finnes det flere tester man kan bruke. Tester kan være bra hvis man ønsker å få et inntrykk av en kandidat fra ulike perspektiver, det kan handle om evner, ferdigheter eller atferd. I dag finnes både personlighetstester, ferdighetstester og IQ-tester man kan bruke i rekrutteringsprosessen.

Bakgrunnsundersøkelse

I mange tilfeller gjør man en bakgrunnsundersøkelse som et avsluttende trinn i rekrutteringsprosessen. Bakgrunnsundersøkelsen sikrer at opplysningene kandidaten har gitt om utdanning og erfaring stemmer. I en bakgrunnsundersøkelse samler man også inn den offentlige informasjonen som finnes om kandidaten.

Ansettelse

Når man har funnet en kandidat for stillingen man rekrutterer til, gjenstår bare den siste delen av rekrutteringsprosessen, å skrive avtale og introdusere den nye ansatte i det nye arbeidet.

Tips for en god ansettelsesprosess

1. Ha en godt utarbeidet kravspesifikasjon -Å utarbeide en god kravspesifikasjon   er en viktig grunn for en effektiv rekrutteringsprosess. En tydelig kravspesifikasjonen reduserer risikoen for feil rekruttering og ansatte som ikke er egnet i sine nye roller.
   
   
2. Sikre at rekrutteringsprosessen er fri for fordommer - Et arbeidssted med mangfold skaper en sympatisk og interessant arbeidsmiljø. Sørg derfor for å rekruttere uten fordommer, og at det gjennomsyrer hele kandidatreisen, fra det aller første inntrykket. Les mer om diskriminering ved rekruttering.
   
   
3. Skap en positiv kandidatopplevelse  - Å skape en positiv kandidatopplevelse ved å blant annet kommunisere hvordan rekrutteringsprosessen foregår, er en viktig del for opplevelsen både ut fra kandidatens perspektiv, men også en del som påvirker bildet av bedriften utad sett. Fra en kandidats perspektiv er tilbakemelding noe som verdsettes høyt ved en rekrutteringsprosess.
   
   
4. Velg egnede filtreringsmetoder med omhu - I en rekrutteringsprosess finnes det mange filtreringsmetoder man kan bruke. Det er av stor betydning å velge de filtreringsmetodene som er best egnet for rollen, men også ut fra de ferdighetene og egenskapene som er formulert i kravspesifikasjonen. 
   
   
5. Satse på en kompetansebasert intervjuteknikk - Å snakke om fritidsinteresser og bosted ved et intervju kan være hyggelig, men gir ikke en fullstendig bilde av kandidaten når man rekrutterer til en stilling i en bedrift. Sett heller fokus på å gjennomføre kompetansebaserte intervjuer der du får svar på spørsmål som er relevant for rollen og gir deg en dypere forståelse av hvordan kandidaten opptrer i jobbsituasjoner og lignende. Les mer om kompetansebasert rekruttering. 
     
6. Caseintervju- Caseintervju er en god måte å se hvordan kandidaten presterer i ferdighetene du ser etter. Arbeidsgiveren får noe konkret å utgå fra i sin vurdering, og det kan også oppleves som mer rettferdig fra perspektivet til kandidaten. Med et caseintervju blir kandidaten vurdert ut fra kunnskap om jobben de søker, og ikke bare inntrykket fra et intervju. Det er en utmerket utvelgelsesmetode hvis det står mellom to kandidater, men fungerer også som et godt grunnlag å ha tidlig i rekrutteringsprosessen for å sortere ut de som ikke har rett kompetanse for arbeidet. Gjennom denne metoden kan du sikre deg at du ansetter rett person for jobben.

Vil du ha hjelp til å skape en bedre rekrutteringsprosess? Med Jobylons rekrutteringsverktøy  kan du lettere finne de riktige kandidatene.