Rekryteringsprocess - så går det till

Att rekrytera är inte alltid enkelt, men det underlättar med en bra rekryteringsprocess. En strukturerad och bra rekryteringsprocess lägger grunden för en lyckad rekrytering och goda upplevelser från kandidaten.

Vad är en rekryteringsprocess?

En rekryteringsprocess handlar om att attrahera och rekrytera lämplig personal till en tjänst på ett företag. Processen kan variera brett och innehålla flertalet typer av urvalsmetoder. Något som är gemensamt för de flesta rekryteringsprocesser är att de vanligtvis består av flertalet steg och urval, för att säkerställa så man hittar den ultimata kandidaten för tjänsten.

Hur lång tid tar en rekryteringsprocess?

Hur lång tid en rekryteringsprocess tar kan variera på grund av olika faktorer, såsom vilken tjänst man rekryterar för. I regel tar rekryteringar av kandidater med specialist- och chefsroller längre tid, helt enkelt på grund av att urvalet kandidater är färre. En rekryteringsprocess kan med andra ord ta allt från några dagar, till flera månader. 

Rekryteringsprocessen - steg för steg

Kravprofil

En kravprofil kan beskrivas som själva utgångspunkten för rekryteringsprocessen, och handlar om att tydliggöra vad, eller vem man letar efter vid en rekrytering. Kravprofilen säkerställer så att anställningen sker på relevanta grunder, men sammanställer också krav, behov och önskemål som är väsentliga för tjänsten man ska tillsätta.

En kravprofil kan delas in i olika typer av krav som finns för en kandidat vid en rekrytering. 

De vanligaste kraven i en kravprofil är:

• Krav på utbildning
• Erfarenhetskrav
• Kunskapskrav
• Krav på färdigheter och förmågor
• Önskvärda egenskaper och förmågor
• Andra relevanta krav

Annonsering

När man har en tydlig kravprofil för tjänsten som ska tillsättas är det dags att skapa en jobbannons. Själva kravprofilen fungerar som underlag för tjänsten och ligger till grund för utformningen av annonsen. I annonsen bör det framgå vilka krav som finns för tjänsten, vad arbetet innebär och hur arbetsplatsen ser ut. En välformulerad jobbannons attraherar rätt och lämpliga kandidater. Här kan du läsa mer om hur du skriver en bra jobbannons.

Urval

När annonsen publicerats och ansökningarna börjat trilla in så är det dags att påbörja urvalsarbetet. Rekryteraren går då igenom ansökningarna och letar efter lämpliga kandidater som matchar kravprofilen, och som man är intresserad av att veta mer om.

Telefonintervju

Om en kandidat går vidare i rekryteringen brukar nästa steg i rekryteringsprocessen bestå av en telefonintervju. Att genomföra en telefonintervju är ett bra sätt att inleda en första kontakt med de kandidater man är intresserade av innan man genomför en djupare intervju. Telefonintervjuer brukar vanligtvis vara ganska korta och består ofta av att kandidaten får berätta mer om sig själv, men innehåller också mer praktiska och kompletterande frågor.

Djupintervju

Efter telefonintervjun väntar vanligtvis en mer ingående intervju, en så kallad djupintervju. Djupintervjun är ofta en längre intervju som i många fall utförs av ett fysiskt möte. I många fall ombeds kandidaten att ha med sig referenser till mötet.

Tester

När man genomför en rekrytering finns det flera tester man kan tillämpa. Testerna kan vara bra om man vill få en uppfattning om en kandidat ur olika perspektiv, det kan handla om förmågor, kompetenser eller beteenden. Idag finns både personlighetstester, såväl som färdighetstester och IQ-tester man kan använda sig av i rekryteringsprocessen.

Bakgrundskontroll

I många fall gör man en bakgrundskontroll som ett avslutande steg i rekryteringsprocessen. Bakgrundskontrollen säkerställer så att de uppgifter som kandidaten lämnat om utbildning och erfarenhet stämmer. I en bakgrundskontroll samlar man också in den offentliga informationen som finns om kandidaten. 

Anställning

När man hittat en kandidat för tjänsten som man rekryterar till återstår bara den sista delen i rekryteringsprocessen, att skriva avtal och introducera den nya medarbetaren i det nya arbetet.

Tips för en bra rekryteringsprocess

1. Ha en genomarbetad kravprofil - Att ta fram en genomarbetad kravprofil är en viktig grund för en effektiv rekryteringsprocess. En tydlig kravprofil minskar risken för felrekryteringar och medarbetare som inte är lämpliga i sin nya roller.
   
   
2. Säkerställ att rekryteringsprocessen är fördomsfri - En arbetsplats med mångfald skapar en sympatisk och intressant arbetsmiljö. Se därför till att rekrytera utan fördomar och att det genomsyrar hela kandidatresan, från det allra första intrycket. Läs mer om diskriminering vid rekrytering.
   
3. Skapa en positiv kandidatupplevelse - Att skapa en positiv kandidatupplevelse genom att bland annat återkoppla hur rekryteringsprocessen fortlöper, är en viktig del för upplevelsen både ur kandidatens perspektiv men också en del som påverkar bilden av företaget utåt sett. Från en kandidats perspektiv är återkoppling något som värderas högt vid en rekryteringsprocess.
   
   
4. Välj lämpliga urvalsmetoder med omsorg - I en rekryteringsprocess finns det många urvalsmetoder man kan tillämpa. Det är av stor vikt att välja de urvalsmetoder som är bäst lämpade för rollen, men också utifrån de kompetenser och egenskaper som finns formulerade i kravprofilen.
   
   
5. Satsa på en kompetensbaserad intervjuteknik - Att prata fritidsintressen och boendesituation vid en intervju kan vara trevligt, men ger en inte en fullständig bild av kandidaten när man rekryterar till en tjänst på ett företag. Satsa istället på att genomföra kompetensbaserade intervjuer där du får svar på frågor som är relevanta för rollen och ger dig en djupare förståelse för hur kandidaten agerar i jobbsituationer och liknande. Läs mer om kompetensbaserad rekrytering.
     
6. Arbetsprov/case - Arbetsprover är ett bra sätt att se hur kandidaten presterar i de förmågor ni letar efter. Arbetsgivaren får något konkret att utgå från i sin bedömning och det kan även upplevas som mer rättvist ur ett kandidatperspektiv. Med ett arbetsprov blir kandidaten bedömd utifrån kunskap kring jobbet de sökt och inte endast utifrån en intervju. Det är en utmärkt urvalsmetod om det står mellan två kandidater, men fungerar även som ett bra underlag att ha tidigt i rekryteringsprocessen för att sålla bort de som inte har rätt kompetenser för arbetet. Genom denna metod kan du säkerställa att du anställer rätt person för jobbet.  

Vill du ha hjälp med att skapa en bättre rekryteringsprocess? Med Jobylons rekryteringssystem kan ni underlätta processen enormt för att hitta rätt kandidater.