Onboarding: 8 tips för att få nya medarbetare att känna sig välkomna

Onboarding är processen att få den nya medarbetaren känna sig välkomnad, låta dem ta del av företagets kultur och ge dem kunskap och förberedelse för att kunna sätta igång med sitt nya arbete från dag 1. Desto bättre onboarding processen blir desto mer bekväm och effektiv kommer den nyanställda bli.

Så, hur kan du se till att du har rätt strategi för din onboarding? I den här artikeln delar vi en checklista på 8 punkter som beskriver hur du effektivt får din nya medarbetare att känna sig taggad och redo att erövra världen. Låt oss dyka in!

Vad är onboarding?

Onboarding är introduktionen och välkomnandet av ditt företags nya tillskott. Det är som en första dejt - det är din chans att göra ett bra första intryck och visa upp företagets bästa egenskaper. Det är processen att introducera din nya medarbetare till företagets kultur, policyer, värderingar och förbereda dem för framgång i sin nya roll. Se det som en möjlighet att visa upp ditt företag som platsen där den anställde kan växa i sin karriär samtidigt som de kommer igång med sina nya arbetsuppgifter.

Även om onboarding ofta inkluderar logistiska uppgifter som att installera enheter och gå igenom hälsofördelarna, är det så mycket mer än så. Det är en chans för dig att sätta upp tydliga mål och åtgärder för framgång, presentera den nyanställda för sina kollegor och förse dem med nödvändiga resurser och utbildning för att lyckas. Genom att introducera teamet och ge en rundtur kan du hjälpa din nyanställda att känna sig välkomnad och stöttad, vilket i slutändan leder till en mer positiv första upplevelse. Kom ihåg att den anställdas första intryck spelar en viktig roll för att forma deras uppfattning om företaget och deras vilja att stanna på längre sikt, så det är avgörande att göra det till en bra sådan.

Varför är onboarding viktigt?

Onboarding är en avgörande aspekt av varje organisations strategi. Förutom att sätta tonen för medarbetarnas hela erfarenhet på företaget, hjälper det dem också att förstå sin roll och hur den bidrar till organisationens framgång. Så det är viktigt att göra onboarding rolig, engagerande och, viktigast av allt, effektiv.

Vikten av effektiv onboarding kan inte överskattas. En studie av Brandon Hall Group visade att företag med en strukturerad onboarding kan öka antalet nyanställda med över 80 % och produktiviteten med mer än 70 %. Omvänt kan dålig onboarding leda till att nya medarbetare är mer benägna att sluta under det första året.

Onboarding checklista

1. Sätt förväntningarna

   Att skapa tydliga förväntningar för den nya medarbetaren under onboarding processen är som att ge dem en karta för att nå framgång. Det hjälper dem att förstå deras roll och och navigera mot företagets mål. Denna tydliga kommunikation kan också förhindra missförstånd och hålla alla på samma bana. Dessutom är det viktigt att se till att nyanställda känner att de är en del av teamet genom att dela företagets uppdrag, värderingar och kultur med dem. Att ge regelbunden feedback och incheckningar kan hjälpa dem att hålla sig på rätt spår och göra förbättringar där det behövs, vilket i slutändan leder till deras framgång och företagets framgång.

2. Introducera teamet

   Att ta med en ny medarbetare ombord är som att addera en ny medlem i familjen. Det är viktigt att få dem att känna sig välkomna och presentera dem för alla. Ett av de enkla och effektiva sätten att göra detta är att skicka ett introduktionsmail till ditt team och andra relevanta avdelningar i företaget. Det behöver inte vara formellt – lägg till lite personlighet och gör det roligt! Förutom att inkludera den nya medarbetarens namn, officiella startdatum, befattning och en kort beskrivning av deras roll kan du också inkludera några intressanta detaljer om den nyanställda, som deras favorithobbyer eller guilty pleasure-snacks. Detta hjälper teamet att få en bild av den nya medarbetaren och bryta isen innan de ens har börjat.

   Nu kommer dag ett på jobbet – ett spännande ögonblick för varje nyanställd. Oavsett vilken roll de har, ska de välkomnas med öppna armar och firas som en rockstjärna. När allt kommer omkring, vem älskar inte ett litet firande? Det behövs dock inget överdrivet. En enkel sammankomst på kontoret eller gemensam lunch kan göra susen. Nyckeln är att göra något speciellt den första dagen och ge dem möjlighet att lära känna sina kollegor utanför sina skrivbord. Nyanställda som känner sig uppskattade och entusiastiska över sitt arbete är mer benägna att förbli lojala och trivas i sitt nya jobb.

3. Förbered arbetsplatsen med material och teknik

   När det gäller att ta in nya medarbetare handlar det inte bara om att välkomna dem med öppna armar – det handlar också om att förbereda dem för framgång. Och det innebär att se till att de har rätt verktyg för att få jobbet gjort. I dagens digitala samhälle innebär det att nya medarbetare får den hårdvara och mjukvara som krävs för att vara produktiva och effektiva i sina roller. Att göra det skickar också ett budskap om att företaget värdesätter deras arbete och är engagerade i att hjälpa dem att nå sin fulla potential.

   Att få igång nyanställda med de nödvändiga tekniska verktygen behöver inte vara en skrämmande uppgift. Med noggrann planering och uppmärksamhet på deras specifika behov kan det vara en smidig och stressfri process. Se först till att du vet exakt vilken mjukvara och hårdvara de behöver för sin roll, och att allt är klart innan de ens anländer. 

4. Policyer och rutiner

   När det kommer till företagets policyer och rutiner är det viktigt att lägga upp grundreglerna för nyanställda från början. Detta kan inkludera allt från klädkoder till kontorets regler kring sopor och disk. Att lära sig dessa tidigt kan hjälpa till att förhindra missförstånd som kan leda till besvärliga situationer.

   För att säkerställa att alla baser täcks, genomför ett formellt HR-utbildningsprogram för nya medarbetare som inkluderar en titt på företagets policyer och rutiner. Under diskussionen kan HR förklara dessa policyer i detalj och svara på eventuella frågor eller problem de kan ha. Du kan också tillhandahålla resurser, såsom manualer och broschyrer som beskriver viktiga policyer och praxis som de kan hänvisa till under sin anställning hos företaget.

5. Låt medarbetaren orientera sig i företaget

   En nyanställnings orientering är en del av den övergripande introduktionsprocessen som inte bara är utformad för att ge nya medarbetare ett varmt välkomnande utan också för att kommunicera hur organisationen fungerar. Detta innebär att ge dem en överblick över företaget, inklusive dess historia, mål och struktur. Att göra denna process sömlös och problemfri för nyanställda kan räcka långt för att säkerställa en enkel övergång och hjälpa dem att bättre förstå hur deras roll passar in i den större bilden av företagets mål.

   Naturligtvis skulle det inte vara komplett utan en rundtur på kontoret. Detta kommer att ge den nyanställda en bra överblick över arbetsplatsen och låta dem se hur företaget fungerar i stort. Glöm inte att ge dem en chans att ställa frågor och dela eventuella funderingar de kan ha. Denna öppna kommunikation visar att deras tankar och åsikter är viktiga och att organisationen värdesätter deras input, vilket sätter en positiv ton för deras tid med företaget.

6. Sätt upp en tidslinje

   Ordspråket "Om du misslyckas med att planera, planerar du att misslyckas" stämmer på så många sätt, inklusive onboarding av nya medarbetare. Om HR inte planerar och anger en specifik tidsram för onboarding, är chansen stor att något kommer att falla genom stolarna. Detta gäller särskilt för stora organisationer där det vanligtvis finns många rörliga delar och olika avdelningar som kan behöva involveras. En tydlig tidslinje för onboarding processen ger en färdplan för nyanställda, hjälper dem att hantera sin arbetsbelastning mer effektivt och gör dem mer produktiva.

   Den bästa tiden att sätta en tidslinje är innan en den nyanställdas första dag på jobbet. Proaktiv planering ger tillräckligt med tid för att planera allt effektivt. För att sätta en tidslinje är det viktigt att identifiera nyckelstegen som är involverade i processen, dela upp dem i små steg och uppskatta hur lång tid varje steg kommer att ta. Utöver detta måste du också ta hänsyn till potentiella förseningar eller vägspärrar som kan uppstå. Se till att tidslinjen är praktisk och kommunicerad till den nyanställda, så att de vet vad de kan förvänta sig och kan planera sin tid därefter.

7. Välj ut en handledare
   

   En av de mest utmanande delarna av att vara nyanställd är att gå in i ett okänt territorium fyllt med okända människor, vilket gör det lätt för dem att känna sig utanför och isolerade. Att tilldela en handledare till dessa nykomlingar kan hjälpa till att underlätta övergången och ge dem ett stödsystem när de behöver det som mest. Dessutom kan tidiga och frekventa interaktioner med dessa mentorer under introduktionen hjälpa dina senaste teammedlemmar att lära sig om företaget snabbare och bli mer bekväma i sina nya roller.

   När du väljer en handledare är det bäst att tänka på personer som redan har erfarenhet inom företaget och har liknande roller som den som den nya medarbetaren fyller. Detta kommer att hjälpa handledaren att ge mer relevant vägledning och stöd.

8. Diskutera förmåner
   

   Under onboarding processen är det viktigt att diskutera de förmåner som erbjuds av företaget och hur de nyanställda kan få tillgång till dem efter behov. Att ha dessa diskussioner visar företagets engagemang för de anställdas välmående och tillfredsställelse, vilket gör att de känner sig värderade och stöttade. Detta kan i sin tur öka deras engagemang och motivation, vilket leder till förbättrad prestation.

   När du diskuterar förmåner, var tydlig. Ge nyanställda en överblick över de förmåner som är tillgängliga för dem, såsom sjukförsäkring, pensionsplaner och betald ledighet. Se till att förklara behörighetskraven, registreringsprocessen och alla viktiga deadlines. Du bör också förse anställda med kontaktinformation till förmånsleverantören och svara på eventuella frågor de kan ha.

Med dessa 8 steg kommer ni framgångsrikt kunna välkomna de nya medarbetarna. Planeringen kommer göra hela onboarding upplevelsen betydligt mer effektiv och rolig både för dig och den nyanställda. Lycka till!

För att hitta nya talanger till ditt företag är det nödvändigt att ha en kvalitativ rekryteringsprocess. Med Jobylons rekryteringssystem kan du enkelt hitta de kandidater du är ute efter. Boka en demo för att ta reda på hur vi kan hjälpa dig!