Onboarding innebærer å sørge for at den nyansatte føler seg godt mottatt, integrere dem i bedriftskulturen og tilby nødvendig kunnskap og forberedelser slik at de kan starte sitt nye arbeid effektivt fra første dag. Jo bedre onboarding-prosessen blir, jo mer komfortabel og effektiv vil den nyansatte bli. Hvordan kan du sikre en passende onboarding-strategi? I denne artikkelen presenterer vi en 8-punkts sjekkliste som illustrerer hvordan du kan få din nyansatte til å føle seg engasjert og klar for å ta utfordringer med stor selvtillit. La oss utforske!
Hva er onboarding?
Onboarding fungerer som en introduksjon og integrasjon av nye medarbeidere i bedriften. Det kan sammenlignes med en første date - en mulighet for å skape et positivt førsteinntrykk og fremheve bedriftens sterke sider. Denne prosessen inkluderer å gjøre de nyansatte kjent med bedriftskulturen, retningslinjer, verdier og forberede dem for å lykkes i sin nye stilling. Se dette som en sjanse til å vise bedriften som et sted hvor den ansatte kan utvikle seg profesjonelt mens de tar fatt på sine nye arbeidsoppgaver.
Onboarding innebærer mer enn bare logistiske oppgaver som å sette opp teknisk utstyr og gjennomgå helsefordeler. Det er en mulighet for å etablere tydelige mål og suksesskriterier, introdusere den nye medarbeideren for kollegene, og sørge for nødvendige ressurser og opplæring for å oppnå suksess. Ved å presentere teamet og gi en omvisning, kan du bidra til at den nyansatte føler seg velkommen og støttet, noe som resulterer i en bedre førstegangsopplevelse. Det er viktig å huske at førsteinntrykket har stor innvirkning på hvordan den ansatte oppfatter bedriften og deres ønske om å bli værende, så det er essensielt å sørge for at dette inntrykket er positivt.
Hvorfor er onboarding viktig?
Onboarding er en kritisk komponent i enhver organisasjons strategi. Det setter ikke bare tonen for den ansattes totale opplevelse i selskapet, men det hjelper også dem å forstå sin rolle og dens innvirkning på organisasjonens fremgang. Derfor er det essensielt å gjøre onboardingprosessen underholdende, engasjerende og, fremfor alt, effektiv.
Viktigheten av en effektiv onboardingprosess kan ikke undervurderes. En undersøkelse utført av Brandon Hall Group viste at selskaper med en systematisk onboardingprosess kan forbedre rekrutteringsretensjonen av nyansatte med over 80 % og øke produktiviteten med mer enn 70 %. På den annen side kan en dårlig onboardingopplevelse føre til at nye medarbeidere er mer sannsynlig å forlate organisasjonen i løpet av det første året.
Sjekkliste for onboarding
1. Sett forventninger
Å etablere klare forventninger for den nye medarbeideren under onboardingprosessen er som å gi dem et kart for å oppnå suksess. Det hjelper dem å forstå deres rolle og navigere mot selskapets mål. Denne tydelige kommunikasjonen kan også forhindre misforståelser og holde alle på samme spor. I tillegg er det viktig å sørge for at nyansatte føler at de er en del av teamet ved å dele selskapets oppdrag, verdier og kultur med dem. Å gi regelmessig tilbakemelding og oppfølging kan hjelpe dem å holde seg på rett kurs og gjøre forbedringer der det er nødvendig, noe som til slutt fører til deres suksess og selskapets fremgang.
2. Introduser teamet
Å ta imot en ny medarbeider er som å legge til et nytt familiemedlem. Det er viktig å få dem til å føle seg velkommen og presentere dem for alle. En av de enkle og effektive måtene å gjøre dette på er å sende en introduksjonsmelding til teamet ditt og andre relevante avdelinger i selskapet. Det trenger ikke være formelt - legg til litt personlighet og gjør det morsomt! I tillegg til å inkludere den nye medarbeiderens navn, offisielle startdato, stilling og en kort beskrivelse av deres rolle, kan du også inkludere noen interessante detaljer om den nye ansatte, som deres favoritthobbyer eller favoritt superhelt. Dette hjelper teamet å få et bilde av den nye medarbeideren og bryte isen før de har begynt.
Nå kommer den første dagen på jobben - et spennende øyeblikk for hver nyansatt. Uansett hvilken rolle de har, bør de bli ønsket velkommen med åpne armer og feiret som en rockestjerne. Hvem elsker ikke en liten feiring? Det trenger ikke være overdrevet. En enkel sammenkomst på kontoret eller felles lunsj kan være nok. Nøkkelen er å gjøre noe spesielt den første dagen og gi dem muligheten til å bli kjent med sine kolleger utenfor skrivebordene deres. Nyansatte som føler seg verdsatt og entusiastisk om arbeidet sitt, er mer sannsynlig å trives og være lojale til selskapet
3. Forberedelse av arbeidsplassen med nødvendige ressurser og teknologi
Integrering av nye medarbeidere innebærer ikke bare å ønske dem hjertelig velkommen, men også å legge til rette for deres suksess. Dette innebærer å sørge for at de har tilgang til de riktige verktøyene for å utføre arbeidsoppgavene sine. I vår digitale tidsalder betyr det at nye ansatte får den nødvendige maskinvaren og programvaren for å være effektive og produktive i sine roller. Dette formidler også at bedriften verdsetter deres arbeid og er dedikert til å hjelpe dem med å nå sitt fulle potensiale.
Å utstyre nyansatte med de nødvendige teknologiske verktøyene trenger ikke å være utfordrende. Med grundig planlegging og fokus på deres spesifikke behov kan dette bli en smidig og stressfri prosess. Start med å sørge for at du vet nøyaktig hvilken programvare og maskinvare de trenger i sin stilling og at alt er klart til før de begynner i jobben.
4. Retningslinjer og rutiner
I forbindelse med selskapets retningslinjer og rutiner er det essensielt å fastsette grunnreglene for nyansatte helt fra starten. Dette kan være alt fra kleskoder til regler på kontoret knyttet til avfallshåndtering og oppvask. Å sette seg inn i dette tidlig kan bidra til å unngå misforståelser som kan lede til ubehagelige situasjoner.
For å sikre at alle aspekter blir ivaretatt, bør det implementeres et formelt HR-opplæringsprogram for nye medarbeidere, der en gjennomgang av selskapets retningslinjer og prosedyrer inngår. I løpet av opplæringen kan HR-personell forklare disse retningslinjene grundig og svare på eventuelle spørsmål eller bekymringer de nye ansatte måtte ha.
5. La medarbeideren bli kjent med selskapet
Orientering for nyansatte er en integrert del av onboardingprosessen, som ikke bare sikter mot å ønske nye medarbeidere velkommen, men også formidle hvordan organisasjonen opererer. Dette innebærer å gi dem en oversikt over selskapet, inkludert dets historie, mål og organisasjonsstruktur. Å gjennomføre en sømløs og problemfri prosess for nyansatte bidrar til å sikre en enkel overgang og hjelpe dem å forstå hvordan deres rolle passer inn i det større bildet av selskapets ambisjoner.
Ingen onboarding ville være komplett uten en rundtur på kontoret. Dette gir den nyansatte et godt innblikk i arbeidsplassen og lar dem observere hvordan selskapet fungerer i praksis. Husk å gi dem mulighet til å stille spørsmål og dele eventuelle refleksjoner de måtte ha. Denne åpne kommunikasjonen signaliserer at deres tanker og meninger er verdsatt, og at organisasjonen setter pris på deres bidrag, noe som skaper en positiv atmosfære for deres fremtidige engasjement i selskapet.
6. Sett opp en tidsplan
Ordspråket ""Hvis du feiler i å planlegge, planlegger du å feile" er relevant på mange områder, inkludert onboarding av nye medarbeidere. Hvis HR ikke utarbeider og fastsetter en bestemt tidsramme for onboarding, er det en risiko for at noe blir oversett. Dette er spesielt relevant for store organisasjoner der det ofte er mange bevegelige deler og forskjellige avdelinger som må engasjeres. En tydelig tidsplan for onboardingsprosessen gir et veikart for de nyansatte, hjelper dem å håndtere arbeidsmengden mer effektivt og øker produktiviteten.
Den beste tiden å sette en tidsplan er før den nyansattes første arbeidsdag. Proaktiv planlegging gir nok tid til å planlegge alt effektivt. For å sette en tidsplan er det viktig å identifisereviktigste stegene i prosessen, dele dem inn i mindre oppgaver og estimere hvor lang tid hvert trinn vil ta. I tillegg må du også ta hensyn til potensielle forsinkelser eller hindringer som kan oppstå. Sørg for at tidsplanen er praktisk og kommunisert til den nyansatte, slik at de vet hva de kan forvente og kan planlegge tiden sin deretter.
7. Velg en mentor
En av de mest utfordrende delene av å være nyansatt er å gå inn i et ukjent område fylt med ukjente mennesker, noe som gjør det lett for dem å føle seg utenfor og isolert. Å tildele en mentor til disse nykommerne kan bidra til å lette overgangen og gi dem et støttesystem når de trenger det mest. I tillegg kan tidlig og hyppig interaksjon med disse mentorene under introduksjonen hjelpe dine nyeste teammedlemmer å lære om selskapet raskere og bli mer komfortable i sine nye roller.
Når du velger en mentor, er det best å tenke på personer som allerede har erfaring i selskapet og har lignende roller som den nye medarbeideren skal fylle. Dette vil hjelpe mentoren å gi mer relevant veiledning og støtte.
8. Diskutere fordeler
Under onboardingsprosessen er det viktig å diskutere de fordeler som tilbys av selskapet og hvordan de nyansatte kan få tilgang til dem etter behov. Å ha disse diskusjonene viser selskapets engasjement for de ansattes velvære og tilfredshet, noe som gjør at de føler seg verdsatt og støttet. Dette kan i sin tur øke deres engasjement og motivasjon, noe som fører til forbedret ytelse.
Når du diskuterer fordeler, vær tydelig. Gi nyansatte en oversikt over de fordeler som er tilgjengelige for dem, for eksempel sykeforsikring, pensjonsplaner og betalt fri. Sørg for å forklare kravene til kvalifikasjon, registreringsprosessen og alle viktige frister. Du bør også gi ansatte kontaktinformasjon til leverandøren av fordelene og svare på eventuelle spørsmål de måtte ha.
Med disse 8 trinnene vil du kunne ønske de nye medarbeiderne velkommen på en vellykket måte. Planleggingen vil gjøre hele onboardingsopplevelsen betydelig mer effektiv og morsom for både deg og den nyansatte. Lykke til!
For å finne nye talenter til selskapet ditt er det nødvendig å ha en kvalitativ rekrutteringsprosess. Med Jobylons rekrutteringssystem kan du enkelt finne de kandidatene du er ute etter. Bestill en demo for å finne ut hvordan vi kan hjelpe deg!
