Onboarding eli perehdyttäminen voi kuulostaa rutiininomaiselta toiminnalta, mutta se on itse asiassa oleellinen osa organisaation henkilöstöstrategiaa. Sen lisäksi, että se luo työntekijöille mielikuvan yrityksestä, se auttaa heitä ymmärtämään roolinsa ja sen merkityksen organisaation menestykselle. On siis tärkeää tehdä perehdytyksestä hauskaa, osallistavaa ja ennen kaikkea tehokasta.
Tehokkaan perehdytyksen tärkeyttä ei voi liioitella. Brandon Hall Groupin tekemän tutkimuksen mukaan yritykset, joilla on rakenteellinen onboarding-prosessi, voivat lisätä uusien työntekijöiden pysyvyyttä yli 80 % ja tuotteliaisuutta yli 70 %. Toisaalta heikko onboarding voi johtaa uusien työntekijöiden todennäköisempään lähtöön ensimmäisen työvuoden aikana.
Kuinka sitten voit varmistaa, että onboarding-prosessisi on kunnossa? Kaiken tulisi alkaa siitä hetkestä, kun uusi työntekijä astuu yrityksen ovista sisään. Sinun tulisi toivottaa heidät tervetulleiksi, tehdä heidän oloista kotoisia ja varmistaa, että he saavat tarvittavat tiedot, tuen ja valmiuden aloittaa työskentelyn täysillä heti ensimmäisestä päivästä lähtien. Tässä artikkelissa jaamme kahdeksan vinkkiä siihen, miten voit tehokkaasti perehdyttää uudet työntekijät ja saada heidät tuntemaan itsensä motivoituneiksi ja valmiiksi valloittamaan maailman. Joten, aloitetaan!
Mitä on työntekijän perehdytys?
Työntekijän perehdyttäminen on kuin ensitreffit – se on mahdollisuutesi tehdä hyvä ensivaikutelma ja esitellä yrityksesi parhaat puolet. Se on prosessi, jossa esittelet uudet työntekijäsi yrityksesi kulttuuriin, käytäntöihin ja arvoihin, sekä valmistelet heidät menestymään uudessa roolissaan. Voit ajatella sitä mahdollisuutena esitellä yritystäsi paikkana, jossa uudet palkatut voivat kehittää uraansa samalla, kun saat heidät ajan tasalle heidän työtehtävistään.
Vaikka perehdyttäminen usein sisältääkin logistisia tehtäviä, kuten laitteiden asennuksen ja terveysetujen läpikäymisen, on se todellisuudessa paljon enemmän. Se on tilaisuus asettaa selkeät tavoitteet ja menestyksen mittarit, esitellä uudet työntekijäsi kollegoilleen, ja tarjota heille tarvittavat resurssit menestymiseen. Kehittämällä kaverijärjestelmän (buddy system), esittelemällä tiimin ja järjestämällä esittelykierroksen, voit auttaa uutta työntekijää tuntemaan itsensä tervetulleeksi ja tuetuksi, mikä johtaa lopulta positiivisempaan perehdytyskokemukseen. Muista, että uuden työntekijän perehdytyskokemuksella on merkittävä rooli heidän näkemysestään organisaatiostasi ja heidän halukkuudesta pysyä siinä pitkällä aikavälillä, joten on erittäin tärkeää tehdä siitä mahtava!
Työntekijän perehdyttämisen tarkistuslista
1. Aseta odotukset
Perehdyttämisprosessin aikana uusien työntekijöiden odotusten selkeä hahmottaminen on kuin antaisi heille kartan menestykseen. Se auttaa heitä ymmärtämään roolinsa ja navigoimaan kohti yrityksen tavoitteita ja päämääriä. Tämä selkeä kommunikaatio voi myös estää väärinkäsityksiä ja pitää kaikki samalla sivulla. Lisäksi on tärkeää varmistaa, että uudet työntekijät tuntevat kuuluvansa tiimiin jakamalla heille yrityksen tavoitteet, arvot ja kulttuurin. Säännöllisen palautteen antaminen voi auttaa heitä pysymään raiteilla ja tekemään tarvittavia parannuksia, mikä johtaa lopulta heidän sekä yrityksen menestykseen.2. Esittele tiimi
Uuden työntekijän palkkaaminen on kuin uusi perheenlisäys. On tärkeää saada heidät tuntemaan itsensä tervetulleeksi ja esitellä heidät kaikille. Yksi yksinkertainen ja tehokas tapa tehdä tämä on lähettää esittelysähköposti tiimillesi ja muille yrityksen asiaankuuluville osastoille. Mailin ei tarvitse olla virallinen - lisää hieman persoonallisuutta ja tee siitä hauska! Uuden työntekijän nimen, virallisen aloituspäivän, työnimikkeen ja lyhyen roolikuvauksen sisällyttäminen on välttämätöntä. Mutta voit myös sisällyttää joitakin mielenkiintoisia yksityiskohtia uudesta työntekijästä, esimerkiksi heidän suosikkiharrastuksensa tai lempiherkut, joita he salaa nauttivat. Tämä auttaa tiimiä tutustumaan uuteen työntekijään ja rikkomaan jäätä ennen kuin he edes aloittavat.
Sitten koittaa ensimmäinen työpäivä - jännittävä hetki jokaiselle uudelle työntekijälle. Riippumatta heidän roolistaan, heidät tulisi toivottaa avosylin tervetulleeksi ja juhlistaa heitä kuin rokkitähteä. Kukapa ei rakastaisi pientä juhlaa? Mitään erityisen hienostunutta ei kuitenkaan tarvitse järjestää. Yksinkertainen yhteinen hetki toimistolla tai tiimilounas voi ajaa asian. Avainasemassa on tehdä jotain erityistä heidän ensimmäisenä päivänä ja antaa heille mahdollisuus tutustua työkavereihinsa työpisteiden ulkopuolella. Uudet työntekijät, jotka tuntevat itsensä arvostetuiksi ja innostuneiksi työstään, ovat todennäköisemmin lojaaleja ja menestyvät uudessa työssään
3. Valmistele IT-asiat
Kun on kyse uusien työntekijöiden perehdyttämisestä, kyse ei ole vain avosylin toivottamisesta - kyse on myös heidän menestymisensä tukemisesta. Ja se tarkoittaa sitä, että on varmistettava, että heillä on oikeat työkalut työnsä tekemiseen. Tämän päivän digitaalisella aikakaudella se tarkoittaa uusien työntekijöiden tarpeellisen laitteiston ja ohjelmiston tarjoamista, jotta he voivat olla tuottavia ja tehokkaita rooleissaan. Tämä myös lähettää viestin, että yritys arvostaa heidän työtään ja on sitoutunut auttamaan heitä saavuttamaan täyden potentiaalinsa.
Uusien työntekijöiden perehdyttämisen teknologiatyökalujen käyttöön ei tarvitse olla pelottava tehtävä. Huolellisella suunnittelulla ja huomioimalla heidän erityistarpeensa, se voi olla sujuva ja stressitön prosessi. Varmista ensin, että tiedät tarkalleen mitä ohjelmistoja ja laitteita he tarvitsevat rooliinsa, ja että kaikki on asetettu valmiiksi ennen kuin he edes saapuvat. Voit myös järjestää pienen IT-koulutuksen antaaksesi uusille työntekijöille etumatkaa yrityksen teknologiajärjestelmien ja ohjelmistojen tuntemiseen.
4. Käytännöt ja menettelytavat
Kun kyse on yrityksen säännöistä, menettelytavoista ja käytännöistä, on tärkeää asettaa rajat heti alusta alkaen. Tämä saattaa sisältää kaiken pukeutumiskoodista hyväksyttäviin sosiaalisen median käytäntöihin ja toimistokäyttäytymisen yksityiskohtiin. Näiden asioiden oppiminen ajoissa voi auttaa estämään väärinkäsityksiä, jotka voivat johtaa kiusallisiin tilanteisiin tai väärinkäsityksiin myöhemmin.
Varmistaaksesi, että kaikki perusteet on käyty läpi, järjestä uusille työntekijöille muodollinen HR-koulutusohjelma, joka sisältää yrityksen sääntöjen ja menettelytapojen katsauksen. Keskustelun aikana HR voi selittää nämä käytännöt yksityiskohtaisesti läpi ja vastata mahdollisiin kysymyksiin tai huolenaiheisiin. Voit myös tarjota resursseja, kuten ohjekirjoja ja esitteitä, jotka kuvaavat keskeisiä sääntöjä ja käytäntöjä.
5. Orientaatio
Uuden työntekijän orientaatio on osa koko perehdyttämisprosessia. Sen tarkoituksena on toivottaa uudet työntekijät lämpimästi tervetulleeksi, sekä kertoa, kuinka organisaatio toimii. Tähän kuuluu yrityksen yleiskuvan antaminen, mukaan lukien sen historia, tavoite ja rakenne. Tämän prosessin saumaton ja vaivaton toteutus uusille työntekijöille voi auttaa varmistamaan helpon siirtymän ja auttaa heitä ymmärtämään paremmin, kuinka heidän roolinsa sopii yrityksen tavoitteiden ja päämäärien suurempaan kuvaan.
Orientaatio ei tietenkään olisi täydellinen ilman toimistokierrosta. Tämä antaa uudelle työntekijälle hyvän kuvan työpaikasta ja antaa heidän nähdä, kuinka yritys yleisesti toimii. Älä unohda antaa heille mahdollisuutta esittää kysymyksiä ja jakaa mahdollisia huolenaiheitaan orientaation aikana. Tämä avoin viestintä osoittaa, että heidän ajatuksensa ja mielipiteensä ovat tärkeitä ja että yritys arvostaa heidän panostaan, mikä luo positiivisen sävyn heidän ajalleen yrityksessä.
6. Aseta aikataulu
Sanonta ”Jos et suunnittele, suunnittelet epäonnistumista” pitää paikkansa monella tapaa, myös uusien työntekijöiden perehdyttämisessä. Jos HR ei suunnittele ja aseta erityistä aikataulua perehdyttämiselle, on todennäköistä, että jotain jää huomaamatta, sekoittaen koko prosessin. Tämä pätee erityisesti suuriin organisaatioihin, joissa on tyypillisesti paljon liikkuvia osia ja eri osastoja, jotka saattavat tarvita osallistumista. Selkeä perehdytysaikataulu tarjoaa uusille työntekijöille suunnitelman, auttaa heitä hallitsemaan työkuormaansa tehokkaammin ja tekee heistä tuotteliaampia.
Paras aika aikataulun asettamiseen on ennen uuden työntekijän ensimmäistä työpäivää. Proaktiivinen suunnittelu tarjoaa riittävästi aikaa kaikkien asioiden tehokkaaseen aikatauluttamiseen. Aikataulun asettamiseksi on tärkeää tunnistaa prosessin keskeiset vaiheet, jakaa ne pieniksi tehtäviksi ja arvioida, kuinka kauan kukin tehtävä kestää. Tämän lisäksi sinun tulee ottaa huomioon mahdolliset viivästykset tai esteet, jotka saattavat tulla vastaan. Varmista, että aikataulu on käytännöllinen ja että se on viestitty uudelle työntekijälle selkeästi, jotta hän tietää, mitä odottaa ja voi käyttää aikansa sen mukaisesti.
7. Nimeä mentori
Yksi haastavimmista osista uuden työntekijän roolissa on astua tuntemattomaan ympäristöön täynnä tuntemattomia ihmisiä, mikä tekee heistä helposti ulkopuolisia ja eristettyjä. Mentorin nimeäminen näille tulokkaille voi auttaa helpottamaan siirtymää ja tarjoamaan heille tukijärjestelmän, kun he tarvitsevat sitä eniten. Lisäksi varhaiset ja usein toistuvat vuorovaikutukset näiden mentorien kanssa perehdyttämisen aikana voivat auttaa uusimpia tiimin jäseniä oppimaan yrityksen toiminnan nopeammin ja tuntemaan olonsa mukavaksi uusissa rooleissaan.
Mentoria valittaessa on parasta ajatella ihmisiä, joilla on jo kokemusta yrityksessä ja jotka ovat samankaltaisissa rooleissa kuin uuden työntekijän täyttämä rooli. Tämä auttaa mentoria antamaan ajantasaisia ohjeita ja oikeanlaista tukea. Kun olet tunnistanut potentiaaliset mentorit, esittele heidät uudelle työntekijälle ja selitä heidän roolinsa perehdyttämisprosessissa. Varmista, että viestit odotukset ja annat selkeät ohjeet mentorointisuhteelle.
8. Keskustele eduista
Perehdyttämisprosessin aikana on tärkeää keskustella yrityksen tarjoamista eduista ja siitä, miten uudet työntekijät voivat hyödyntää niitä tarvittaessa. Näiden keskustelujen pitäminen osoittaa yrityksen sitoutumisen työntekijöidensä hyvinvointiin ja tyytyväisyyteen, mikä saa heidät tuntemaan itsensä arvostetuiksi ja tuetuiksi. Tämä voi puolestaan lisätä heidän sitoutumistaan ja motivaatiotaan, mikä johtaa parempaan suorituskykyyn ja korkeampaan pysyvyyteen yrityksessä.
Kun keskustelet eduista, ole selkeä ja ytimekäs. Tarjoa uusille työntekijöille katsaus heille tarjolla oleviin etuihin, kuten terveysvakuutukseen, eläkesuunnitelmiin ja palkalliseen vapaa-aikaan. Varmista, että selität tukien edellytykset, ilmoittautumisprosessin ja kaikki tärkeät määräajat. Sinun tulisi myös antaa työntekijöille yhteystiedot edun tarjoajalle ja vastata kaikkiin kysymyksiin, joita heillä saattaa olla.
