Tekoäly HR:ssä – Miten tekoäly ja koneoppiminen muuttavat henkilöstöhallintoa

Tekoälyn (AI) odotetaan tuovan merkittäviä muutoksia lähes kaikille toimialoille, myös henkilöstöhallintoon. Useat HR- ja talent acquisition -tiimit ovat jo integroineet tekoälyteknologian osaksi päivittäisiä työprosessejaan. Tämän avulla pyritään tehostamaan toimintaa ja varmistamaan, että yritys pysyy kilpailijoidensa tahdissa.

76 prosenttia henkilöstöjohtajista uskoo, että jos he eivät ota tekoälyä käyttöön seuraavien 1-2 vuoden aikana, he eivät menesty yhtä hyvin kuin tekoälyn käyttöön ottaneet organisaatiot. Tässä artikkelissa tarkastelemme,, kuinka tekoäly muokkaa henkilöstöhallinnon alaa. Lisäksi esitämme näkökulmia siihen, miten HR-tiimit voivat hyödyntää tekoälyä ja koneoppimista osana päivittäisiä prosessejaan. 

Miten tekoälyä voidaan hyödyntää henkilöstöhallinnon toiminnoissa 

Tekoälyn hyödyntäminen luo merkittäviä etuja henkilöstöhallinnolle, esimerkiksi helpottamalla rekrytointia ja HR-prosessien hallintaa. Vaikka tekoälyn hyödyt henkilöstötoiminnoissa ovat laajalti tunnustettuja, yritykset etsivät vielä parhaita keinoja hyödyntää sitä tehokkaasti ja saada kaikki mahdolliset edut käyttöön.

Vaikka tekoäly herättää ihmisissä huolta työpaikkojen häviämisestä, monet uskovat sen ennemminkin muokkaavan työrooleja kuin vähentävän työpaikkojen kokonaismäärää. Tekoälyä ja uusia teknologioita ei tulisi nähdä uhkina arkipäiväiselle työlle, vaan pikemminkin tuottavuuden tehostamisen välineinä. Henkilöstöhallinnon ja talent acquisition -tehtävissä on monia alueita, jotka sopivat erinomaisesti tekoälyn ja automaation hoitamiksi. Tämä vapauttaa ihmisten aikaa keskittyä niihin tehtäviin, joissa ihmisen älykkyys ja taidot pääsevät parhaiten oikeuksiinsa.

Raportissamme Navigating 2024's Recruitment Trends tekoäly- ja talent-asiantuntija Hung Lee Recruiting Brainfoodista kehottaa henkilöstöjohtajia (ja kaikkia työntekijöitä yleensä) "ottamaan tekoälyn rohkeasti käyttöön omassa työssään jo tänään, sillä se tulee tapahtumaan haluamme sitä tai emme." Lee kuitenkin varoittaa käyttämästä tekoälyä pelkästään tuotannon lisäämiseen, vaan ehdottaa, että säästetty aika ja resurssit tulisi strategisesti sijoittaa alueille, jotka tuovat organisaatiolle konkreettista arvoa.

Tekoäly organisaation menestyksen edistäjänä 

Jotta tekoälystä saadaan mahdollisimman suuri hyöty yrityksellesi, eritoten henkilöstöhallinnossa ja talent acquisition -toiminnoissa, on otettava huomioon useita keskeisiä seikkoja. Ensimmäisenä askeleena on hyvä ymmärtää yrityksesi ainutlaatuiset tarpeet. On oleellista tunnistaa, miksi, miten ja missä eri tekoälytyökaluja ja -ratkaisuja voi käyttää, jotta tekoälyteknologiasta muodostuu kilpailutekijä organisaatiollesi.

Monet HR-päättäjät ovat nykyään päätyneet hankkimaan ohjelmistoihin, jotka yhdistävät tekoälyn ja koneoppimisen. Nämä järjestelmät mahdollistavat monien päivittäisiin toimintoihin liittyvien prosessien automatisoinnin ja tehostamisen. Tarjolla olevien toimintojen kirjo on laaja, ne kattavat tyypillisesti esimerkiksi työpaikkailmoitusten julkaisun, ehdokkaiden etsinnän, valinnan ja datan analysoinnin.

Kielimallit, kuten ChatGPT, ovat esimerkkejä tekoälytyökaluista, joita voidaan käyttää HR-prosessien tehostamiseen. On kuitenkin tärkeää tehdä huolellista tutkimustyötä ja vertailla eri tekoälyratkaisuja, jotta löydät sellaisen, joka vastaa parhaiten yrityksesi tarpeisiin.

Tekoäly HR-tilastoissa:

• 81 % henkilöstöjohtajista tutkii tai käyttää tekoälyä tehokkuuden parantamiseksi organisaatiossaan.
• HR-johtajien suurin este (37 %) tekoälyn käyttöönotolle on tekoaälyn integroimisen haasteet olemassa oleviin järjestelmiin.
• HR-johtajat odottavat, että tekoäly tehostaisi erityisesti hakijoiden seulontaa ja arviointia rekrytointiprosesseissa.
• Henkilöstöjohtajat toivovat eniten tekoälyn parantavan seulontaa ja arviointia rekrytointiprosessissa.

Tekoälyn hyödyt henkilöstöhallinnossa

Tekoälyn tuoma hyöty henkilöstöhallinnolle on kiistaton. Tässä muutamia avainetuja:

Ajanhallinnan tehostuminen

Tekoälyn ja automaation hyödyntäminen henkilöstöhallinnon päivittäisissä tehtävissä tarjoaa merkittäviä etuja yritykselle. Tekoälypohjaiset ratkaisut voivat huomattavasti nopeuttaa aikaavieviä prosesseja, vapauttaen HR-asiantuntijoiden aikaa panostaa niihin tehtäviin, joissa heidän erityisosaamisensa ja taitonsa tulevat parhaiten esiin.

Erityisesti rekrytoinnissa tekoäly ja koneoppiminen voivat saada aikaan ajansäästöjä. Manuaalisen hakemusten seulonnan sijaan tekoälyä hyödyntävät ohjelmistot kykenevät analysoimaan ja suosittelemaan sopivia ehdokkaita tietylle avoimelle paikalle heidän taitojensa ja kokemuksensa perusteella. Vaikka tekoäly soveltuu erinomaisesti suurten tietomäärien käsittelyyn, ihmisen suorittamaa yleiskatsausta ja valvontaa suositellaan aina, kun on kyse tekoälyn tukemista toiminnoista, erityisesti palkkauspäätöksistä.

Kustannustehokkuus 

Tekoälytyökalut kykenevät suorittamaan tehtäviä huomattavasti nopeammin kuin ihminen, säästäen arvokasta aikaa. Ne pystyvät käsittelemään suuria datamääriä, tiivistämään tietoa ja tunnistamaan kaavioita sekunneissa. Tekoäly osaa myös tunnistaa tehokkaimmat tavat löytää huipputalentteja ja tarjoaa suuntaviivoja sille, mihin investoinnit ja budjetti kannattaa kohdentaa. Nopeuttamalla prosesseja tekoäly auttaa organisaatioita säästämään kustannuksissa ja allokoimaan henkilö- ja materiaaliresursseja tehokkaammin.

Objektiivisuuden lisääminen

Painottamalla pätevyyksiä ja taitoja, tekoäly mahdollistaa tasapuolisemman ja monimuotoisemman rekrytointiprosessin. Kun henkilökohtaiset tiedot, kuten ikä, sukupuoli ja asuinpaikka, jätetään huomiotta hakemusvaiheessa, HR-asiantuntijoiden on mahdollista tehdä valintansa yksinomaan pätevyyden perusteella, edistäen näin oikeudenmukaisuutta ja objektiivisuutta rekrytoinnissa.

Tekoälyn puolueellisuudesta käydään kuitenkin edelleen keskustelua. On olemassa tutkimuksia, jotka osoittavat, että tekoäly voi osoittaa vääristymiä valintaprosessissa, mikä saattaa johtaa vähemmän monimuotoisiin tiimeihin, kun se pyrkii vastaamaan "ihanteellista ehdokasprofiilia". Tekoälyn ennakkoluulojen syistä on olemassa erilaisia teorioita. Ehkä vakiintunein niistä liittyy harjoitusdataan. Jos harjoitusaineisto sisältää ennakkoluuloja, on olemassa riski, että tekoäly voi toistaa ja ylläpitää näitä ennakkoluuloja päätöksentekoprosesseissaan.

Parempi työntekijäkokemus

Tekoälytyökalujen avulla voidaan parantaa työntekijäkokemusta ja lisätä työntekijöiden sitoutumista. Työntekijät pääsevät irtautumaan toistuvista hallinnollisista töistä, sujuvoittamaan työprosessejaan ja kehittämään uusia, merkityksellisiä teknologisia taitoja. Työntekijäkokemuksen kehittämiseen panostaminen ei ainoastaan edistä henkilöstön hyvinvointia, vaan myös vahvistaa yrityksesi brändiä työnantajana ja tuo mukanaan kukoistavan työyhteisön tarjoamat hyödyt.

Miten HR-tiimit käyttävät tekoälyä 

Tekoälyä voidaan käyttää monissa eri tehtävissä ja monilla HR-alan osa-alueilla. Alla on lueteltu joitakin yleisimpiä käyttötapauksia.

Rekrytointi

Tekoälyn käyttö rekrytoinnissa ja lahjakkuuksien hankinnassa on yksi henkilöstöhallinnon yleisimmistä sovelluksista. Nykyaikainen, tekoälyyn integroitu rekrytointialusta on esimerkki ratkaisusta, jolla voidaan tehostaa rekrytointiprosessia. Tekoälyä hyödyntävät ratkaisut voivat virtaviivaistaa koko rekrytointiprosessia, kuten alla on esitetty:

• Hankinta: Tekoäly- ja koneoppimisteknologia voi tunnistaa sopivia ehdokkaita etsimällä tietokannoista ja verkkoalustoista asiaankuuluvia taitoja ja pätevyyksiä. Tämä auttaa löytämään passiivisia ehdokkaita, jotka eivät ehkä muuten olisi hakeneet.
  
  
• Haastattelu: Tekoälyyn integroidut ja automatisoidut ratkaisut virtaviivaistavat haastattelujen suunnittelun logistiikkaa ja voivat luoda relevantteja haastattelukysymyksiä.

• Seulonta: Tekoäly voi auttaa lajittelemaan suuren hakijamäärän läpi ja tehdä arviointeja pätevyyden perusteella, jolloin voidaan tunnistaa hakijat, jotka vastaavat parhaiten työn vaatimuksia.

Hallinto HR

Hallintoon liittyvien töiden automatisointi lisää tehokkuutta ja vapauttaa aikaa tehtäviin, joissa tarvitaan ammattitaitoa. Tekoälystä ja automaatiosta voi olla hyötyä erilaisissa hallinnollisissa HR-tehtävissä:

• Datan käsittely: Suurten tietomassojen hallinnointi voi olla monimutkaista ja aikaa kuluttavaa. Tekoäly tarjoaa ratkaisun automatisoimalla esimerkiksi tietokantojen päivityksen ja ylläpidon, mikä tehostaa prosesseja merkittävästi.

• Ehdokasviestintä: Hakijaviestintä on tärkeä osa rekrytointiprosessia. Tekoälyyn integroituja ratkaisuja voidaan käyttää lähettämään ehdokkaille automaattisesti tietoja koko rekrytointiprosessin ajan, jolloin varmistetaan, että ehdokkaita ei unohdeta inhimillisen erehdyksen vuoksi. 

• Aikataulutus: Kokousaikojen koordinointi voi olla hankalaa. Automaattiset aikataulutustyökalut voivat yksinkertaistaa prosessia löytämällä sopivat ajat sekä sisäisille kokouksille että tapaamisille ehdokkaiden kanssa.  

Työntekijöiden johtaminen

Tekoälyä voidaan käyttää työntekijöiden johtamisen eri osa-alueilla, kuten oppimisen ja kehittämisen tukemisessa. Arvioimalla yksilöllisiä tarpeita ja käyttämällä henkilökohtaisia suoritustietoja tekoäly voi tarjota työntekijälle yksilöllisen täydennyskoulutusohjelman.

Toinen osa-alue, jossa tekoälystä voi olla hyötyä, on työntekijöiden hyvinvoinnin seuranta. Työkalut ja ratkaisut voivat tarjota arvokasta tietoa työntekijöiden työmäärästä ja yleisestä hyvinvoinnista, jolloin tiimit voivat jakaa resursseja paremmin ja tukea turvallista ja terveellistä työympäristöä.

Tulosten ja prosessien mittaaminen

Nykyisessä tietopohjaisessa ympäristössä tulosten ja prosessien mittaaminen on ratkaisevassa asemassa päivittäisessä HR-toiminnassa. Tekoälyn ja automaation integroiminen rekrytointiin ja työntekijöiden suorituskykymittareihin voi tarjota arvokkaita näkemyksiä, optimoida prosesseja ja lisätä tuloksia ja tehokkuutta.

Tekoäly henkilöstöhallinnossa: Mahdolliset kompastuskivet

Vaikka tekoäly ja automaatio tarjoavat merkittäviä etuja HR-alalla, on tärkeää olla tietoinen teknologiaan liittyvistä mahdollisista riskeistä ja haasteista.

• Roolien muuttaminen: Integroimalla tekoälyn ja automaation osaksi organisaation laajempaa strategiaa ja toimintaa, voi syntyä tarve korvata tai muokata tiettyjä rooleja. Tämän vuoksi on olennaista tarjota henkilöstölle uudelleenkoulutusta ja päivittää roolien odotuksia vastaamaan kehittyvää henkilöstöhallinnon kenttää. IBM:n tutkimuksen mukaan johtajat arvioivat, että 40 prosenttia heidän työvoimastaan joutuu kouluttautumaan uudelleen tekoälyn ja automaation käyttöönoton seurauksena seuraavien kolmen vuoden aikana.
  
  
• Työntekijöiden yksityisyys: Vaikka tekoälyratkaisut tarjoavat keinoja arvioida työntekijöiden suorituskykyä, on ehdottoman tärkeää suojella yksityisyyttä. Yksi keino on ottaa työntekijät mukaan kehittämään tietojenkeruuprosesseja ja niiden tarkoitusta. Lisäksi on oleellista kiinnittää huomiota työntekijöiden palautteeseen ja tehdä tarvittavia muutoksia heidän näkökulmiensa perusteella.

• Ihmisten asiantuntemuksen korvaaminen: Tekoäly ei korvaa ihmisen asiantuntemusta - sen sijaan se olisi nähtävä välineenä. HR-ammattilaisten kokemus ja tietämys ovat edelleen tärkeitä voimavaroja laadukkaan HR-toiminnan varmistamiseksi.
  
  
• Etiikka ja lainsäädäntö: Teknologian kehittyessä nopeasti lainsäädäntö ja sääntely eivät aina pysy samassa tahdissa. Tekoälyyn liittyvissä eettisissä ja oikeudellisissa pohdinnoissa on kuitenkin saavutettu edistystä, esimerkkinä EU:n tekoälylaki. Uusien säädösten syntyminen on väistämätöntä, joten yritysten on tärkeää pysyä ajan tasalla ja aktiivisesti seurata alan kehitystä. Tämä takaa, että tekoälyn hyödyntäminen tapahtuu eettisesti, lain puitteissa ja sääntöjen mukaisesti.

Tekoälyn vaikutus henkilöstöhallintoon

On paikallaan todeta, että tekoälyllä on suuri vaikutus henkilöstöhallintoon, ja se voi muuttaa useita alan osa-alueita. Tekoälyteknologian käyttämisestä päivittäisessä HR-toiminnassa on monia etuja, joista hyötyvät niin yritykset kuin työntekijätkin.

Tekoälyllä on jo merkittävä rooli henkilöstöhallinnon alalla, ja sen merkityksen odotetaan vain kasvavan tulevaisuudessa. Tämä vaikuttaa siihen, kuinka HR-tiimit suorittavat rekrytoinnit, kommunikoivat työntekijöiden kanssa ja hallinnoivat erilaisia toimintoja. Kun tekoäly muodostuu yhä keskeisemmäksi osaksi henkilöstöhallinnon käytäntöjä, on olennaista pysyä perillä tekoälyn kehityksestä, käyttöönotosta ja sen tuomista muutoksista.

Kun tekoälyä integroidaan ja käytetään yhä enemmän henkilöstöhallinnossa, asiakkaiden, työntekijöiden ja hakijoiden odotukset sen tehokkaasta käytöstä kasvavat. Alalla, joka omaksuu uusia teknologioita nopeampaa ja tarkempaa työtä varten, on tärkeää, että yrityksesi sopeutuu ja pysyy kärjessä.

Miten tekoäly muokkaa HR:ää tulevaisuudessa?

Henkilöstöhallinnon tulevaisuus on tiiviisti sidoksissa tekoälyn kehittymiseen. On odotettavissa, että tekoäly muokkaa jatkuvasti HR-käytäntöjä, tehostaen rekrytointiprosesseja, kykyjenetsintää ja työntekijöiden hallintaa. HR-ammattilaisille tämä tarkoittaa sujuvampia prosesseja ja entistä enemmän tietopohjaista toimintaa, mikä puolestaan luo dynaamisemman ja nopealiikkeisemmän henkilöstöhallinnon ympäristön. Tekoälyn yhä laajempi integrointi HR-osastojen päivittäisiin toimiin pakottaa organisaatiot omaksumaan tekoälyteknologian, jotta ne voivat pysyä kilpailukykyisinä.

On kuitenkin tärkeää korostaa, että tekoälyteknologia ei korvaa henkilöstöammattilaisten tarvetta. Ihmisten näkökulmat ja kokemukset HR:ssä ovat ratkaisevassa asemassa laadukkaan HR-toiminnon ylläpitämisessä ja yritysten menestymisen ja kasvun tukemisessa.

Yhteenveto ja keskeiset päätelmät

Alla on esitelty muutamia tärkeitä näkökohtia siitä, kuinka tekoäly uudistaa henkilöstöhallintoa ja miten voit varmistaa, että tekoälyteknologia integroituu saumattomasti organisaatioosi:

• Tunne tarpeesi: Jotta tekoälyn käyttöönotto HR-organisaatiossasi onnistuisi, on tärkeää selvittää, miksi haluat käyttää tekoälyä ja mitä haluat saavuttaa teknologian avulla.
  
  
• Tehokkaammat prosessit: Tekoäly voi huomattavasti tehostaa henkilöstöhallinnon prosesseja, kuten rekrytointia, talent managementia ja hallinnollisten tehtävien karsimista.
  
  
• Aika- ja kustannussäästöt: Tekoäly voi edistää aijankäytön tehokkuutta ja luoda kustannussäästöjä automatisoimalla aikaa vieviä tehtäviä, kuten ansioluetteloiden seulontaa ja haastattelujen aikataulutusta.
  
  
• Objektiivisuuden lisääminen rekrytoinnissa: Kun tekoälyä käytetään oikein, se voi edistää osallistavampaa rekrytointiprosessia asettamalla taidot ja pätevyydet henkilökohtaisten tietojen edelle.
  
  
• Tietoon perustuva päätöksenteko: Tekoälyn ja automaation integrointi henkilöstöhallinnossa tarjoaa arvokkaita tietoon perustuvia näkemyksiä, optimoi prosesseja ja edistää tietojenkäsittelyn yleistä tehokkuutta.
  
  
• Tulevaisuuteen katsominen: On tärkeää pysyä ajan tasalla tekoälyteknologian viimeisimmistä suuntauksista, jotta yrityksesi voi vastata kasvaviin odotuksiin.

Tekoäly on tullut jäädäkseen henkilöstöhallintoon, ja on keskeistä oppia hyödyntämään sitä prosessien optimoinnissa. Sen rooli on olla inhimillisen osaamisen kumppani, ei korvike. Tehokkaalla käytöllä ja sen rajoitukset huomioiden yritykset voivat pysyä kilpailukykyisinä ja vastata tekoälyn tarjoamiin mahdollisuuksiin henkilöstöhallinnossa.